Het UBO-register: wat moet je erover weten?

Meer dan 1,5 miljoen organisaties krijgen vanaf 27 september te maken met het UBO-register. Wanneer geldt de opgaveplicht, waar en hoe kun je UBO’s inschrijven en wie mag de gegevens van geregistreerde UBO’s straks bekijken? Accountancy Vanmorgen zet het voor je op een rij.

Het UBO-register komt voort uit de Europese vierde anti-witwasrichtlijn. De Ultimate Beneficial Owners die in het register worden opgenomen zijn personen die meer dan 25% van het economisch belang in een organisatie hebben. Elk EU-land moet een UBO-register bijhouden, in Nederland is het beheer van het UBO-register belegd bij de Kamer van Koophandel.

Voor wie?

Organisaties met de volgende rechtsvormen zijn verplicht om UBO’s in te schrijven:

• niet-beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
• stichtingen
• verenigingen:
  • met volledige rechtsbevoegdheid
  • met beperkte rechtsbevoegdheid maar met onderneming
• onderlinge waarborgmaatschappijen
• coöperaties
• personenvennootschappen: maatschappen, vennootschappen onder firma en commanditaire vennootschappen
• rederijen
• Europese naamloze vennootschappen (SE)
• Europese coöperatieve vennootschappen (SCE)
• Europese economische samenwerkingsverbanden die volgens hun statuten hun zetel in Nederland hebben (EESV)

Kerkgenootschappen zijn ook verplicht UBO’s in te schrijven. Het is nog onbekend wanneer dit mogelijk is; als dit bekend is worden de kerkgenootschappen hierover geïnformeerd.

Geen opgaveplicht

Heeft je organisatie één van de volgende rechtsvormen, dan heb je geen opgaveplicht:

• eenmanszaken
• beursgenoteerde besloten en naamloze vennootschappen
• 100% dochters van beursgenoteerde vennootschappen
• verenigingen van eigenaars
• rechtspersonen in oprichting
• verenigingen met beperkte rechtsbevoegdheid die geen onderneming drijven
• publiekrechtelijke rechtspersonen
• overige privaatrechtelijke rechtspersonen, waaronder historische rechtspersonen (zoals gilden en hofjes)

Buitenlandse rechtspersonen, zoals een Ltd of GmbH, en buitenlandse rechtspersonen die alleen vestigingen in Nederland hebben (‘branch offices’) hebben geen registratieplicht in Nederland. De Ltd of GmbH moet UBO’s inschrijven in het land van oprichting.

Wanneer kan ik de UBO’s van mijn organisatie gaan inschrijven?

Vanaf 27 september 2020 08.00 uur kun je je UBO’s inschrijven.

Bestaande organisatie

De KVK stuurt tijdig een brief aan alle opgaveplichtige organisaties die in het Handelsregister staan. In deze brief staat hoe je de UBO’s kan inschrijven. Dit kan online, via een formulier (post) of via de notaris. Je hebt tot 27 maart 2022 de tijd om opgave te doen. Hier zijn geen kosten aan verbonden. Je hoeft niet te wachten op de uitnodiging. Vanaf 27 september kun je via www.kvk.nl/ubo UBO’s inschrijven. Alleen de tekenbevoegden binnen je organisatie mogen UBO’s inschrijven. Heb je meerdere organisaties? Dan moet je per organisatie UBO-opgave doen.

Startende organisatie

Vanaf 27 september moeten opgaveplichtige organisaties een of meer UBO’s inschrijven, anders krijgen zij geen KVK-nummer. Startende organisaties schrijven hun UBO’s in tijdens het registratieproces aan de balie, of bij de notaris. Ze kunnen niet online hun UBO’s inschrijven. Startende organisaties betalen standaard eenmalig een inschrijfvergoeding. Het inschrijven van UBO’s is kosteloos.

Wie mag de gegevens van geregistreerde UBO’s bekijken?

Wettelijk is bepaald dat een deel van de UBO-gegevens openbaar is. Iedereen mag deze gegevens inzien. Het gaat om de volgende gegevens:

• voor- en achternaam
• geboortemaand en –jaar
• nationaliteit
• woonland
• de aard en omvang van het belang

Wil je deze UBO-gegevens inzien? Dat kan vanaf 27 september 2020 door online een KVK uittreksel UBO-register te bestellen. Hiervoor heb je een toegangscode nodig die je eenvoudig kunt aanvragen. Het KVK uittreksel UBO-register zal ook te bestellen zijn via KVK Dataservice. De kosten voor het uittreksel bedragen €2,50.

Een deel van de UBO-gegevens zijn niet openbaar. Deze kunnen uitsluitend worden ingezien door bevoegde autoriteiten (zoals het Openbaar Ministerie). Zij gebruiken deze gegevens om onderzoek te doen naar het gebruik van het financiële stelsel voor witwaspraktijken en terrorismefinanciering.

Bron: KvK

Bron: https://www.accountancyvanmorgen.nl/2020/09/23/het-ubo-register-wat-moet-je-erover-weten/