Werkkostenregeling en de vrije ruimte: hoe zit het precies?

De werkkostenregeling bestaat al tien jaar. Toch blijft het voor werkgevers lastig om te bepalen wat onder de vrije ruimte valt en wat niet. Een foutieve beoordeling kan vervelende gevolgen hebben.

De werkkostenregeling bestaat sinds 2011 en is verplicht met ingang van 1 januari 2015. Wat valt precies onder de vrije ruimte en wat niet? Een foutieve beoordeling kan vervelende gevolgen hebben.

Vrije ruimte

De vrije ruimte is een percentage van de fiscale loonsom van de onderneming: het totaal van het belastbare loon van alle werknemers; het loon inclusief bijvoorbeeld de bijtelling voor de auto van de zaak.

De vrije ruimte heeft twee tarieven:

• voor 2020: over de eerste 400.000 euro 3 procent en over het meerdere 1,2 procent;
• voor 2021: over de eerste 400.000 euro 1,7 procent en over het meerdere 1,18 procent.

De WKR kent een aantal aangewezen gerichte vrijstellingen voor het vergoeden van kosten, zoals reiskosten van maximaal 19 cent per km, vergoeding openbaar vervoer, VOG (sinds 2020) en maaltijden tijdens dienstreizen.

Daarnaast is er een aantal nihilwaarderingen aangewezen voor verstrekkingen aan personeel, bijvoorbeeld werkkleding, consumpties (zoals koffie, thee, koekje, cup a soup) tijdens werktijd op de werkplek, zolang het maar geen maaltijd is.

Alles wat niet als gericht vrijgesteld is aangewezen, of als nihil is te waarderen, is aan te merken als loon of als eindheffingsloon in de vrije ruimte. De vergoeding of verstrekking moet wel gebruikelijk zijn.

De vrije ruimte kan de werkgever tot op zekere hoogte vrij besteden. Hij kan werknemers een een fiets geven, een bonus, een thuiswerkvergoeding et cetera.

Vergoedingen en bonussen tot een bedrag van 2400 euro per persoon per jaar vindt de Belastingdienst niet ongebruikelijk.

80 procent eindheffing

Als blijkt dat door alle aangewezen vergoedingen en verstrekkingen de vrije ruimte is overschreden, moet de werkgever over het meerdere 80 procent eindheffing afdragen in de aangifte loonheffingen van het volgende jaar. Deze eindheffing komt voor rekening van de werkgever. Je mag deze niet verhalen op de werknemers.

Wat valt op?

De ervaringen van Grant Thornton met het toepassen van de WKR en het benutten van de vrije ruimte:

• Vooral bij veel grotere ondernemingen zijn er meerdere functies die zich bezighouden met de WKR, bijvoorbeeld HR en finance en payroll. Het is handig als deze van elkaar weten wat ze doen. Nog beter is om daar een functie (eind)verantwoordelijk voor te maken.
• De boekingen in de financiële administratie worden niet juist gedaan. Daardoor is onvoldoende inzicht in de bestedingen. Een overschrijding wordt dan mogelijk niet op tijd wordt gesignaleerd.
• De berekening van de vrije ruimte wordt regelmatig niet juist gedaan: gerekend met een verkeerde loonsom.
• Vaste kostenvergoedingenmoeten een recente onderbouwing hebben van de soort en omvang van de daarin begrepen kosten. Als die er niet is dan gaat de hele vergoeding ten laste van de vrije ruimte. Een onderzoek naar de werkelijke kosten is dan vaak de moeite waard.
• Voor de waardering van verstrekkingen en geschenken moet voor de loonheffingen de kosten inclusief de btw worden genomen. Dat geldt dus ook voor de WKR. Dit blijkt niet altijd uit de boekingen in het grootboek.
• Een onderneming die bestaat uit meerdere dochtermaatschappijen kan soms de concernregeling Als de ene BV een overschrijding heeft van de WKR en een andere heeft nog vrije ruimte ‘over’ dan mag dat gematcht worden waardoor de afrekening van eindheffing per saldo lager of zelfs nul wordt. Dit is lang niet altijd goed in beeld bij de onderneming.
• De werkplek is daar waar de werkzaamheden gebruikelijk worden uitgevoerd en waarvoor de werkgever arbo-verantwoordelijk is. Een feestje, borrel, sinterklaasfeest, etc. op de werkplek is nihilwaardering. Is de activiteit buiten de werkplek, dan gaat het tegen de factuurwaarde volledig in de vrije ruimte.

Bron: Accountancy Vanmorgen (19 januari 2021)